Những người có thể dự thi "Kỳ thi Tiếng Nhật cơ bản của Quỹ giao lưu Quốc tế Nhật Bản" (sau đây gọi là "Kỳ thi") là những người sau đây.

(1) Người có tiếng Nhật không phải là tiếng mẹ đẻ.
(2) Nếu là người thuộc quốc tịch Indonesia thì phải đủ 18 tuổi trở lên vào ngày thi tính theo dương lịch.
(3) Nếu là người thuộc quốc tịch Myanmar thì phải đủ 17 tuổi trở lên vào ngày thi tính theo dương lịch.
(4) Trường hợp dự thi tại Nhật Bản thì ngoài điều kiện từ (1) đến (3) ở trên còn phải có tư cách lưu trú tại Nhật Bản (lưu trú ngắn hạn cũng được chấp nhận).

1. Quỹ Giao lưu Quốc tế Nhật Bản xử lý thông tin cá nhân đã gửi cho mục đích đăng ký Kỳ thi một cách thích hợp tuân thủ Luật về Bảo vệ Thông tin Cá nhân, các luật và hướng dẫn liên quan khác của Nhật Bản, và chỉ sử dụng thông tin cho các mục đích liên quan đến Kỳ thi này. Những thông tin khác bao gồm thông tin đã gửi để đăng ký thi, điểm thi sẽ được Quỹ giao lưu Quốc tế Nhật Bản sử dụng để phân tích thống kê, nghiên cứu, hoặc đào tạo liên quan đến Kỳ thi này mà không lộ danh tính cá nhân. Quỹ giao lưu Quốc tế Nhật Bản không tiết lộ thông tin cá nhân được thu thập từ thí sinh đăng ký hay thông tin để xác định danh tính cá nhân cho bất kỳ bên thứ ba nào trừ ba trường hợp ngoại lệ sau:
   • Trường hợp được yêu cầu dựa trên cơ sở pháp lý
   • Trường hợp được sự đồng ý từ người đăng ký dư thi
   • Trường hợp thông tin được tiết lộ trong phạm vi cần thiết để hoàn thành các công việc đã giao cho các bên ký hợp đồng, v.v... do Quỹ giao lưu Quốc tế Nhật Bản ủy quyền thực hiện việc xử lý thông tin được thu thập
2. Mọi yêu cầu nhận thông báo về mục đích sử dụng thông tin cá nhân đã gửi đăng ký dự thi, tiết lộ thông tin, chỉnh sửa nội dung, thêm hoặc xóa thông tin, chấm dứt sử dụng thông tin, loại bỏ thông tin và dừng việc cung cấp thông tin này cho bên thứ ba, sẽ được xử lý trong phạm vi mà cá nhân đã cung cấp cho phép.dựa trên chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của Quỹ giao lưu Quốc tế Nhật Bản.
3. Quỹ giao lưu Quốc tế Nhật Bản đưa ra các biện pháp quản lý an toàn phù hợp cho các bên được ủy thác xử lý 1 phần thông tin cá nhân trong phạm vi mục đích sử dụng thông tin cá nhân như đã nêu ở trên
4. Quỹ giao lưu Quốc tế Nhật Bản sẽ cung cấp thông tin cá nhân và kết quả thi của thí sinh cho cơ quan chính phủ liên quan nếu có yêu cầu từ một cơ quan hành chính của Nhật Bản hoặc của quốc gia nơi kỳ thi được thực hiện.
5. Quỹ giao lưu Quốc tế Nhật Bản sẽ trả lời những thắc mắc về tính xác thực của Phiếu thông báo kết quả của Kỳ thi này tới cơ quan chính phủ Nhật Bản hoặc các quốc gia khác, các cơ quan giáo dục như trường đại học, hay các doanh nghiệp nếu có lý do hợp lý.